Foire aux questions (FAQ) – GYPI 2018

ÉTAPE 1 Dépôt de dossier:

  • Les candidatures peuvent-elles se faire par courriel?

    Non, PBSO acceptera uniquement les candidatures déposées via le portail en ligne.

  • Sera-t-il possible d’obtenir des avis ou conseils par courriel ou téléphone?

    Ce guide complet devrait répondre à la majorité des questions. PBSO n’est pas en mesure de répondre aux questions spécifiques à chaque candidature individuelle. Les questions techniques urgentes pourront cependant être envoyées par email à l’adresse suivante : info@pbfgypi.org. La date de lancement du site est prévue pour le 1er juin 2018. Les questions ne pourront pas être envoyées avant cette date.

  • Dans quelles langues les candidatures seront-elles acceptées ?

    Anglais et français

  • Concernant l’indice de l’égalité des sexes – est-il nécessaire d’expliquer l’indice en détails?

    L'indice d’égalité des sexes indique le degré d’intégration de l’égalité des sexes à l’ensemble du projet. Les projets GPI doivent avoir un degré 3 avec au moins 80 %du budget total alloué à la promotion de l’égalité des sexes et à l’autonomisation des femmes (Gender Equality and Women’s Empowerment/GEWE), alors que les projets YPI peuvent être de degré 2 (30% au GEWE) ou 3 (80% au GEWE). PBSO vérifiera que le projet remplit les critères de l'indice selection – les données devront au moins être ventilées par sexe, l'analyse de situation/l'historique devra inclure une analyse des sexospécificités, et les résultats devront être clairement définis quant à leur contribution en matière d’égalité des sexes et à d'autonomisation des femmes afin que l'on puisse déterminer la part de budget à allouer aux différents domaines. Pour plus d’informations concernant le classement des activités par degré de contribution à l’égalité des sexes, y compris l’approche du PBF, voir ici.

  • La Théorie du changement doit-elle s’appliquer à l’ensemble du projet ou à chaque résultat ?

    PBSO recommande une seule Théorie du changement pour l’ensemble du projet.

  • Où peut-on trouver des informations sur les autres programmes financés par le PBF, futurs ou actuels, afin de mieux évaluer la complémentarité du projet proposé et les coordinations éventuelles ?

    Au-delà de l’information générale sur les objectifs stratégiques du PBF disponible sur le site internet, on peut consulter les projets passés et actuels sur le site internet de l’Agent administrateur du PBF (http://mptf.undp.org/) sous la rubrique "analyse all data" à gauche. Pour obtenir des informations récentes, il est fortement conseillé de contacter directement les équipes des Nations Unies sur le terrain.

  • Comment définir les jeunes ?

    La résolution 2250 (2015) du Conseil de sécurité considèrent comme jeunes les 18 à 29 ans. Pour des raisons de statistiques, l’ONU considère comme jeunes les populations âgées entre 15 et 24 ans. En général, l’ONU s’en remet aux définitions nationales ou régionales suivant le cas.

  • Quelle est la différence entre organisations bénéficiaires et partenaires d’exécution?

    Les organisations bénéficiaires reçoivent des fonds directement du PBF via l’Agent administrateur, le MPTFO, alors que les partenaires d’exécution reçoivent les fonds via l’organisation bénéficiaire responsable.

  • OSC : L’organisation de la société civile bénéficiaire en charge est-elle la seule tenue de fournir ses états financiers certifiés par un contrôleur de gestion, rapports annuels et lettre d’un contrôleur de gestion externe, documents d’enregistrement et preuves d’exonération d’impôts ou bien chaque partenaire d’exécution doit-il également fournir ces documents ?

    Seule l’organisation principale/responsable doit présenter ses états financiers certifiés. C’est elle en effet qui recevra les fonds et qui par conséquent en sera responsable. L’organisation principale peut, si elle le souhaite, exercer un contrôle sur ses partenaires. Les organisations invitées à participer à l’ÉTAPE 2 devront également fournir une lettre de recommandation de la part d’une entité des Nations Unies avec laquelle elles ont travaillé dans le passé avant de déposer le projet complet.

  • OSC: Quelles types de lettres de auditeurs doivent etres soumises?

    Deux différentes lettres liées aux auditeurs externes doivent êtres soumises. En premier lieu, une lettre certifiant que l'auditeur est membre d’une association nationale/régionale de contrôleur de gestion - ainsi confirmant les qualifications professionnelles du auditeur (5.3 dans la note d’orientation). En second lieu, une lettre de l'auditeur exprimant leur opinion au sujet des systèmes financiers de l’organisation - cette lettre d'opinion devrait être incluse avec les rapports financiers (5.5 dans la note d’orientation).

ÉTAPE 2 des candidatures :

  • Signature d’un représentant de l’interlocuteur national (par ex. Ministre). Quel ministre doit être contacté et à quel niveau ? PBSO pourra-t-il en faciliter l’accès ? Qui d’autre qu’un ministre peut être autorisé à signer ?

    PBSO à New York n’est pas en mesure de se prononcer sur le ministère devant être contacté ; il doit s’agir du ministère le plus pertinent compte tenu du domaine auquel s’applique le projet de proposition et conformément aux règles appliquées dans le pays. Il est vivement recommandé de contacter nos équipes présentes sur le terrain pour davantage de conseils sur ce point.

  • Pour les propositions des organisations de la société civile, qui doit signer et comment et quand la signature doit-elle être obtenue pour la page de garde du projet ?

    Les candidatures sélectionnées à l’Étape 1 seront invitées à présenter une proposition complète devant être accompagnée de la signature du gouvernement concerné et de l’ONU sur la page de garde. Le représentant de l’ONU présent sur le terrain ayant le poste le plus élevé (soit le Coordonnateur résident de l’ONU lorsqu’il n’y a pas de mission de maintien de la paix, ou le Représentant Spécial – ou son adjoint – du Secrétaire général, pour les missions). L’organisation bénéficiaire en charge de la proposition de projet est chargée d’obtenir toutes les signatures sur place, y compris celle du Coordonnateur résident ou du Représentant spécial (adjoint le cas échéant) du Secrétaire général. PBSO peut faciliter la mise en contact avec les bureaux de ces derniers si nécessaire. Il est primordial que l’initiative financée soit présentée comme s’inscrivant dans l’approche globale de consolidation de la paix de l’ONU dans le pays, c’est pour cette raison que l’organisation bénéficiaire se doit d’obtenir les signatures sur place. Pour assurer coordination et supervision, il sera nécessaire de mettre en place et d’encourager une bonne relation entre l’ONU et l’organisation bénéficiaire lors de la mise en œuvre du projet, une relation qui commence dès le dépôt du dossier de candidature.

  • Le modèle de budget fourni peut-il être décomposé pour davantage de détails ou doit-on utiliser le modère tel quel ?

    Le modèle fourni indique l’information requise par l’Agent administrateur du Fonds. Vous être libre, si vous le souhaitez, de présenter un budget plus détaillé que celui demandé.

  • Quel est le degré de flexibilité de la relation entre le budget de la note conceptuelle et celle d’une proposition complète ? Les augmentations de budget sont-elles autorisées ? Dans quelle proportion?

    Il est compréhensible qu’au fur et à mesure où le projet se définit, les coûts s’ajustent. Cela dit, un budget raisonnable adapté à l’intervention proposée fait partie des critères de sélection des notes conceptuelles. Ainsi, s’il y a une trop grande différence avec la proposition initiale, cela pourrait enfreindre le champ concurrentiel de la première étape. Sur le contenu, une différence substantielle par rapport au budget de départ impliquerait alors une différence quant aux résultats escomptés, ce qui enfreindrait également le principe de concurrence établi à la première étape. La marge de différence a été fixée à plus moins 10 % pour le budget final comparé au budget initial proposé à la première étape.

  • Est-ce que le changement de zone géographique, du nombre de partenaires, ou autres changements substantiels par rapport à la note conceptuelle est autorisé ?

    Il est compréhensible qu’au fur et à mesure où le projet se définit, des ajustements s’imposent à la proposition d’origine, toutefois, il est nécessaire d’expliquer ces ajustements, en montrant clairement comment ils renforcent plus qu’ils ne limitent la proposition d’origine. Par ailleurs, il faut garder à l’esprit que tout changement aura des implications sur le budget lequel ne peut pas varier de plus ou moins 10 %. Il est possible de changer de partenaires locaux, mais si l’un des co-candidats est retiré ou changé, la proposition risque d’être sérieusement remise en question.

  • Les résultats/leur description peuvent-ils différé des résultats présentés à la première étape ?

    Seules les clarifications concernant les résultats seront acceptées. Un changement radical pourrait enfreindre la nature concurrentielle du processus de sélection des notes conceptuelles.

  • Est-il possible de prévoir une enquête de référence dans le cadre du suivi du projet?

    Oui. Il est envisageable que la mise en place de niveaux de référence nécessitent la collecte de certaines données pouvant bénéficier d’un plan de suivi et du budget du projet proposé. Dans un tel cas, veuillez indiquer « à déterminer » dans la proposition puis corriger lorsque l’enquête est terminée et dès que la mise en œuvre est enclenchée.

  • Concernant le cadre de résultats: le formulaire à remplir indique 2 résultats, 3 produits par résultat et 3 indicateurs par produit. Cette structure peut-elle faire l’objet de modifications comme de rajouter ou enlever des résultats et/ou produits et/ou indicateurs ?

    Il s’agit d’une structure à titre indicatif, cependant, il n’est pas recommandé de rajouter des résultats ou produits ou indicateurs à moins que ces changements soient clairement justifiés.

  • PBSO a-t-il une préférence pour les indicateurs de résultats qualitatifs ou quantitatifs?

    PBSO encourage une combinaison de résultats qualitatifs avec des résultats quantitatifs. Il est cependant conseillé de veiller à ce qu’une cible visée soit définie de manière plus précise que « amélioration », « renforcement », ou « augmentation ». Si l’initiative vise à améliorer les compétences des jeunes dans la défense de leur cause au sein des structures locales de prise de décisions, par exemple, on peut recourir à un indice permettant de mesurer l’amélioration des compétences des jeunes dans ce domaine. Pour le mesurer, on peut effectuer des enquêtes trimestrielles ciblées sur les « partenariats » auprès des preneurs de décisions locaux et/ou des membres de la communauté afin d’évaluer leurs perceptions de la participation des jeunes ou de leur contribution aux questions importantes. Il ne s’agit pas d’effectuer des enquêtes sophistiquées ou onéreuses. L’idée ici est de définir l’évaluation qualitative pour avoir un moyen de comparer les résultats et une certaine transparence de l’évaluation par les tiers.

  • Est-il possible de mettre en annexe le cadre de suivi et d’évaluation ou le cadre de résultats est-il suffisant ?

    Le cadre de suivi et évaluation ET le cadre de résultats doivent tous les deux être inclus (ils font partie du modèle de proposition). Le cadre de résultats indique comment les différents résultats et produits interagissent entre eux ainsi que les indicateurs utilisés pour en mesurer l’évolution. Le cadre de suivi et d’évaluation indique quant à lui les actions spécifiques adoptées en vue de suivre l’évolution du projet tout au long de sa mise en œuvre ainsi que la manière dont les résultats seront évalués au final. Il est recommandé d’indiquer les rubriques budgétaires correspondant aux principales réalisations figurant dans le cadre de suivi et d’évaluation.

  • L’organisation bénéficiaire est-elle chargée du contrôle final ou bien PBSO s’en chargera ?

    L’organisation bénéficiaire est responsable du contrôle final.

  • Qu’en est-il du contrôle final dans le cas où il y a plusieurs entités de l’ONU bénéficiaires ?

    Les entités de l’ONU bénéficiaires suivront la procédure normale d’audit telle que stipulée dans leurs statuts et règlements tout comme pour les autres allocations du PBF. Les détails concernant les dispositions administratives, y compris les conditions nécessaires à la clôture du projet, sont indiqués dans le modèle fourni sur le mécanisme de financement des interventions rapides (IRF) et les directives fournies par l’Agent administrateur du Fonds. 

  • L’évaluation finale indépendante doit-elle être effectuée par une société/un consultant international ou national?

    Si les capacités au niveau national sont suffisantes et permettent de réaliser une évaluation axée sur la consolidation de la paix de haute qualité, une évaluation effectuée par une structure locale sera acceptée. Il est cependant recommandé de mettre en réserves 5 à 7 % des fonds pour le suivi et l’évaluation en allouant un montant suffisant à l’évaluation seule.

  • Normalement, selon la règle du PBF, les projets inférieurs à un million ne font pas l’objet d’une évaluation finale. Une évaluation finale est-elle prévue pour les projets GYPI 2017 en-dessous de 1 million de dollars US ?

    Oui. Alors que le PBF n’exige pas systématiquement une évaluation finale pour les projets de moins de 12 mois et inférieurs à 1 million de dollars US, les instructions de la GYPI indiquent clairement que le PBF peut exiger une évaluation finale même pour ces projets d’interventions spécifiques (lorsqu’il s’agit d’appuyer un projet pilote, lorsqu’une intervention particulière présente certains risques ou un caractère fort inhabituel, ou lorsqu’il existe un impératif de collecte systématique d’informations). Dans le but d’effectuer une méta-évaluation de l’ensemble des projets GPI et YPI consolidant l’ensemble de l’information collectée, tous les projets GPI et YPI financés devront faire l’objet d’une évaluation finale.

  • Quelle sera la date exacte de démarrage à partir de laquelle les 18 mois seront comptés ?

    La date de démarrage du projet sera celle à laquelle les fonds seront versés à l’organisation par le Bureau des fonds d’affectation spéciale pluripartenaires (MPTF-O).

  • Quand les fonds seront-ils versés?

    Le MPTF-O versera les fonds pour les projets de l’ONU en Novembre 2018. Pour les projets organisations, funds et programmes des Nations Unies et pour les organisations de la société civile, les fonds seront versés en plusieurs tranches. La première tranche sera versée à la signature du projet.

  • Quand, au plus tard, la période de 18 mois peut-elle démarrer?

    Il n’y pas de règle stricte sur ce point, toutefois, pour les projets acceptés à l’automne 2018, on estime que la mise en œuvre débutera au plus tard à la fin du premier trimestre de 2019.

Si vous n’avez pas trouvé de réponse à vos questions, veuillez envoyer un courriel à : info@pbfgypi.org.